A logisztikai gond nem mindig a futárcégnél kezdődik
Amikor egy vállalkozásnál késik a szállítás, nő a raktározási költség, sok a reklamáció, vagy túl gyakran kell sürgősségi fuvarra költeni, elsőre könnyű a külső szolgáltatót hibáztatni. Lassú a futár, drága a fuvarozó, rossz a raktár, kiszámíthatatlan a beszállító. Ezek valóban okozhatnak problémát, de sok kisvállalatnál a gond belül is keresendő: nincs pontos készletadat, későn indul a rendelésfeldolgozás, rossz a csomagolási folyamat, nem világosak a határidők, és a vevő olyan szállítási ígéretet kap, amelyet a működés nem tud stabilan teljesíteni.
A logisztika nem csak szállítás. Ide tartozik a beszerzés, készlet, raktár, csomagolás, komissiózás, fuvarrendelés, visszáru, ügyfélértesítés és reklamációkezelés is. Ha ezek közül egy pont gyenge, az egész folyamat késésként jelenik meg az ügyfélnél.
Először azt kell látni, hol csúszik el az idő
A késés oka gyakran nem egyetlen nagy hiba, hanem sok apró várakozás. A rendelés beérkezik, de csak másnap kerül feldolgozásra. A termék elvileg készleten van, de a raktárban nem találják. A csomagolás délutánra torlódik. A futárrendelés határidejéről lecsúsznak. A vevő pedig csak annyit érzékel, hogy a csomag késik.
Érdemes végigmérni a folyamatot a rendeléstől a kézbesítésig. Mikor érkezik a rendelés? Mikor kerül feldolgozásra? Mikor szedik össze az árut? Mikor készül el a csomag? Mikor kapja meg a fuvarozó? Mikor megy ki az értesítés az ügyfélnek? Ha ezek az idők nem látszanak, a cég csak találgat.
Hasznos mutatók lehetnek: átlagos rendelésfeldolgozási idő, aznap feladott rendelések aránya, készlethiány miatt késő csomagok száma, sürgősségi fuvarok aránya, visszáru aránya, raktári hibák száma, reklamációk oka. A logisztikai javítás ott kezdődik, hogy a késést részekre bontjuk.
Készlet: a túl sok és a túl kevés is drága
A dráguló raktározásra sok cég azzal reagál, hogy kevesebb készletet tart. Ez csökkentheti a lekötött pénzt, de ha túlzásba viszik, készlethiány, késés és elveszett rendelés lehet belőle. A másik véglet a túl nagy készlet, amely foglalja a helyet, pénzt köt le, romlik, elavul, szezon végén leértékelésre szorul, vagy egyszerűen nehezíti a raktári munkát.
Nem minden terméket kell ugyanúgy kezelni. Más stratégiát igényel a gyorsan forgó alaptermék, a ritkán keresett kiegészítő, a szezonális áru és az egyedi rendelésre beszerzett termék. A raktárköltség csökkentéséhez nem feltétlenül kisebb készlet kell, hanem okosabb készletszerkezet.
Érdemes külön csoportosítani:
- gyorsan fogyó, állandóan készleten tartandó termékeket;
- lassan forgó, sok helyet foglaló árukat;
- szezonális cikkeket;
- nagy értékű, de ritkán rendelt tételeket;
- beszállítótól gyorsan pótolható termékeket;
- olyan termékeket, amelyekből gyakori a visszáru.
A készletgazdálkodás egyik kulcsa, hogy a vállalkozás ne minden terméket érzelmi alapon tartson raktáron. Ha egy cikk fél éve nem mozdult, de közben helyet foglal, biztosítást, kezelést és pénzt köt le, akkor valójában költséget termel.
Raktári rend: nem esztétikai kérdés
Egy kis raktárban is sok idő mehet el kereséssel, rossz helyre tett termékkel, pontatlan címkézéssel vagy logikátlan elrendezéssel. Ha a leggyakrabban fogyó áruk hátul vannak, a nehéz termékek rossz polcra kerülnek, vagy nincs egyértelmű helye a visszárunak, a napi munka lassul.
A raktári rendnél fontos a termékek elhelyezése fogyási gyakoriság szerint, az egyértelmű címkézés, a csomagolóanyagok könnyű elérése, a hibás vagy visszaküldött áruk elkülönítése, és a rendszeres készletellenőrzés. A jól szervezett raktár nem csak rendezettebb, hanem gyorsabban és kevesebb hibával dolgozik.
Kisebb webshopnál vagy kereskedőcégnél már az is sokat számíthat, ha a napi rendelésekhez használt termékek közelebb kerülnek a csomagolóponthoz, a címkenyomtatás és csomagolás egy helyre kerül, és a futárátadásnak fix időpontja van.
Fuvarozó: nem csak árat kell összehasonlítani
A legolcsóbb szállítás nem mindig a legjobb. Ha sok a sérült csomag, gyenge a követés, lassú az ügyfélszolgálat, vagy gyakori a sikertelen kézbesítés, az olcsó díj reklamációban és ügyfélvesztésben visszajöhet. Több fuvarozóval dolgozni rugalmasabb lehet, de bonyolítja az adminisztrációt. Egyetlen partner egyszerűbb, de kiszolgáltatottabbá teheti a céget.
A döntésnél érdemes figyelni a kézbesítési időre, csomagsérülési arányra, utánvétkezelésre, csomagpont- és automataopciókra, integrációra a webshop vagy számlázó felé, reklamációkezelésre, csúcsidőszaki kapacitásra. A fuvarozó nem pusztán költségsor, hanem az ügyfélélmény utolsó szereplője.
Az ügyfélkommunikáció csökkentheti a reklamációt
A késés akkor is bosszantó, ha elkerülhetetlen, de sokkal rosszabb, ha az ügyfél semmit nem tud róla. Automatikus státuszértesítés, valós várható feladási idő, készlethiány esetén gyors tájékoztatás és könnyen elérhető ügyfélszolgálat jelentősen csökkentheti a feszültséget.
Nem érdemes túl ígérni. Ha a cég átlagosan 2–3 munkanap alatt tud feladni, ne kommunikáljon minden terméknél másnapi kézbesítést. A rövid távú vonzó ígéret hosszú távon bizalomromboló lehet.
Mikor kell rendszert váltani?
Ha a logisztika már Excelből, emailből és kézi egyeztetésből nem kezelhető, érdemes integráltabb megoldásban gondolkodni. Egy raktárkezelő rendszer, webshop-integráció, automatikus címkenyomtatás, készletértesítés vagy fuvarozói összekötés sok kézi hibát szüntethet meg.
A rendszer bevezetése előtt azonban a folyamatot kell rendbe tenni. Ha nincs készletszabály, pontatlan a terméktörzs, és senki nem felel a státuszokért, az új szoftver csak digitalizálja a zavart.
A kisvállalati logisztika akkor működik jól, ha a cég nem csak gyorsabban akar szállítani, hanem pontosabban látja, mi történik a rendelés és az átadás között. A késések csökkentése, raktárköltség kontrollja és jobb ügyfélkommunikáció együtt ad valódi eredményt.
Fotó: Magnific